Přenositelnost dat a změna poskytovatele

1. Možnosti Zákazníka

Při změně nebo ukončení Služby může Zákazník požádat zejména o:

1. přechod k jinému poskytovateli služby zpracování dat;
2. přenos exportovatelných dat a digitálních aktiv do vlastní infrastruktury;
3. samostatný export bez bezprostředního přechodu;
4. výmaz exportovatelných dat a digitálních aktiv.

Žádost se podává z ověřeného administrátorského kontaktu na [email protected] nebo prostřednictvím funkce zpřístupněné v Hubu. Musí dostatečně určit Pracovní prostor a požadovaný postup.

2. Zahájení změny poskytovatele

2.1. Maximální oznamovací doba pro zahájení změny poskytovatele nepřekročí dva měsíce od ověření úplné žádosti, pokud se strany nedohodnou na kratší době nebo kogentní právo nevyžaduje jinak.

2.2. KIVEX bez zbytečného odkladu potvrdí přijetí žádosti a sdělí rozumně dostupné informace potřebné k provedení přechodu, včetně očekávaného postupu, požadované součinnosti a známých rizik kontinuity.

2.3. Zákazník poskytne včas údaje, oprávnění a bezpečný cíl potřebný k přenosu. Prodlení způsobené neposkytnutím nutné součinnosti může odpovídajícím způsobem ovlivnit termín provedení.

3. Přechodné období

3.1. Standardní přechodné období nepřekročí 30 kalendářních dnů po skončení oznamovací doby. KIVEX během něj v rozsahu vyžadovaném právem:

• poskytne přiměřenou pomoc Zákazníkovi a jím pověřené třetí straně;
• zachová kontinuitu dotčené Služby;
• sdělí známá rizika přechodu;
• zachová přiměřenou úroveň zabezpečení během přenosu.

3.2. Je-li 30denní přechodné období technicky neproveditelné, KIVEX oznámí tuto skutečnost bez zbytečného odkladu, vysvětlí důvody a stanoví alternativní přechodné období v mezích povolených Data Actem.

3.3. Zákazník může využít právo na prodloužení přechodného období v rozsahu, v němž mu jej přiznává Data Act.

4. Exportovatelná data a digitální aktiva

Následující seznam představuje smluvní seznam kategorií dat a digitálních aktiv, které KIVEX považuje za exportovatelné, pokud pro konkrétního Zákazníka skutečně vznikly a KIVEX je v okamžiku žádosti oprávněně uchovává:

1. konfigurace Pracovního prostoru a Agentů, včetně názvů, vlastních instrukcí, povolených jazyků, povolených domén a uživatelských nastavení;
2. konfigurace widgetu a dalších zákaznických nastavení, která lze technicky oddělit od interního software KIVEX;
3. seznam znalostních zdrojů Zákazníka, jejich URL, metadata a exportovatelný obsah, který Zákazník vložil nebo který KIVEX uchovává jako zpracovaný obsah zdroje a je oprávněn jej Zákazníkovi vydat;
4. konverzace, zprávy a textové přepisy hlasových interakcí v rozsahu aktuální retenční doby;
5. leady, kontaktní údaje dobrovolně poskytnuté Koncovými uživateli a požadavky na předání obsluze;
6. témata, souhrny, hodnocení a analytické výstupy vztahující se přímo ke konkrétnímu Zákazníkovi nebo jeho Agentům, pokud jsou ve Službě uchovávány v exportovatelné podobě;
7. dostupné události používání, které se vztahují přímo ke konkrétnímu Zákazníkovi, jeho webu nebo Agentům a nejsou pouze interním bezpečnostním nebo provozním logem KIVEX;
8. seznam členů Pracovního prostoru, rolí a oprávnění v rozsahu, v němž je jejich předání zákonné;
9. exportovatelná konfigurační data integrací, s výjimkou hesel, tokenů, tajných klíčů a jiných autentizačních tajemství;
10. jiné zákaznické digitální položky výslovně vytvořené nebo nahrané prostřednictvím funkcí KIVEX, pokud je daná funkce podporuje.

KIVEX není povinen vytvářet data, která ve Službě nevznikla nebo již byla v souladu se Smlouvou a právem vymazána.

5. Kategorie vyloučené z exportu

Z exportu jsou vyloučeny zejména následující kategorie, pokud jejich zpřístupnění nevyžaduje kogentní právo:

1. zdrojový kód, modelové váhy a neveřejná interní orchestrace KIVEX;
2. interní systémové instrukce KIVEX, bezpečnostní pravidla, detekční mechanismy a ochranná opatření;
3. interní hodnocení zneužití, podvodů, útoků a zranitelností, pokud by jejich zpřístupnění ohrozilo bezpečnost;
4. interní provozní logy, které nejsou zákaznickým exportovatelným datem nebo obsahují údaje jiných zákazníků;
5. globální agregované nebo anonymizované statistiky, které se nevztahují přímo ke konkrétnímu Zákazníkovi;
6. hesla, soukromé klíče, autentizační tokeny a jiná bezpečnostní tajemství;
7. data a digitální aktiva třetích stran, k jejichž předání KIVEX nemá právo;
8. interní odvozené parametry, embeddingy a obdobné technické reprezentace, jejichž export není nezbytný pro účinný přechod a jejichž zpřístupnění by odhalovalo chráněnou technologii nebo obchodní tajemství.

Vlastní instrukce, zákaznické zdroje a zákaznická konfigurace se za interní systémové instrukce KIVEX nepovažují.

6. Datové struktury, formáty a rozhraní

6.1. KIVEX poskytuje export v běžně používaném, strojově čitelném formátu odpovídajícím povaze dat. Strukturovaná zákaznická data jsou standardně určena k předání ve strukturovaném formátu, například JSON, JSONL nebo CSV; původní zákaznické soubory, pokud je daná funkce podporuje a KIVEX je oprávněně uchovává, mohou být předány v jejich původním nebo jiném běžně použitelném formátu.

6.2. Konkrétní exportní balík musí obsahovat nebo být doprovázen popisem použitých souborů, polí a formátů v rozsahu potřebném k jejich interpretaci a přenosu. KIVEX nesmí záměrně používat proprietární překážku, která by účinnému přechodu bezdůvodně bránila.

6.3. KIVEX zpřístupní Zákazníkovi a jím pověřenému cílovému poskytovateli standardní exportní nebo switching rozhraní a informace potřebné k jeho použití v rozsahu požadovaném Data Actem. Aktuální technický způsob přístupu může být popsán v Hubu nebo v technické dokumentaci a může se měnit, pokud tím není podstatně ztížen zákonný přechod.

6.4. Pokud KIVEX podporuje příslušný otevřený standard nebo otevřenou specifikaci interoperability, uvede jej v technické dokumentaci. Není-li pro daný typ dat obecně použitelný harmonizovaný nebo otevřený standard, KIVEX poskytne dostatečnou dokumentaci vlastního exportního formátu.

7. Poplatky za změnu poskytovatele

7.1. Do 12. ledna 2027 může KIVEX účtovat pouze takové switching charges, které připouští Data Act a které nepřekročí náklady přímo spojené s danou změnou. Pokud KIVEX takový poplatek požaduje, sdělí jej Zákazníkovi předem.

7.2. Od 12. ledna 2027 KIVEX switching charges neúčtuje v rozsahu, v němž je Data Act zakazuje.

7.3. Nadstandardní profesionální služby, které nejsou nutnou podmínkou standardního exportu nebo přechodu, například vývoj vlastního konektoru, projektové řízení migrace nebo zákaznická transformace dat, mohou být samostatně objednány za předem sjednanou cenu.

8. Doba pro stažení

Po skončení přechodného období zůstanou exportovatelná data dostupná ke stažení nejméně 30 kalendářních dnů, pokud kogentní právo nevyžaduje delší dobu nebo se strany nedohodnou jinak. Zákazník odpovídá za jejich včasné a bezpečné převzetí.

9. Ukončení a výmaz

9.1. Při úspěšném dokončení změny poskytovatele skončí dotčená Služba způsobem a k okamžiku stanovenému Smlouvou a použitelným právem.

9.2. Pokud Zákazník zvolí pouze ukončení a výmaz, Smlouva skončí po uplynutí použitelné oznamovací doby nebo v jiném sjednaném okamžiku.

9.3. Po uplynutí doby pro stažení KIVEX odstraní exportovatelná zákaznická data z aktivních systémů, pokud jejich další uchování nevyžaduje právo nebo platný doložený pokyn. Nakládání se záložními kopiemi se řídí DPA a skutečnými technickými postupy KIVEX.

10. Jurisdikce infrastruktury a ochrana neosobních dat

10.1. Primární produkční aplikace, databáze a úložiště KIVEX jsou provozovány v Německu a podléhají právu Evropské unie a příslušnému právu členského státu. Podpůrné funkce mohou využívat další poskytovatele a jurisdikce podle konkrétní aktivované funkce.

10.2. KIVEX přijímá přiměřená technická, organizační a smluvní opatření k ochraně zákaznických neosobních dat uchovávaných v Unii před neoprávněným přístupem orgánů třetích zemí, zejména řízení přístupů, omezení oprávnění, zabezpečený přenos, smluvní řízení dodavatelů a posouzení právního základu závazných požadavků na zpřístupnění dat.

10.3. Obdrží-li KIVEX závazný požadavek orgánu veřejné moci třetí země na přístup k neosobním datům v Unii, bude postupovat podle použitelného práva a v rozsahu právně možném chránit zákaznická data proti požadavku, který odporuje právu Unie nebo členského státu.

11. Ochrana osobních údajů

Pokud export obsahuje osobní údaje, KIVEX jej poskytne pouze oprávněné osobě a podle doložených pokynů Zákazníka. Zákazník odpovídá za právní titul a zabezpečení jejich dalšího předání novému poskytovateli. Ustanovení DPA zůstávají nedotčena.