Zásady ochrany osobních údajů KIVEX

1. Správce a kontakt

Správcem osobních údajů pro vlastní činnosti KIVEX je:

Jakub Macura
IČO: 24359939
Drahanovice 143, 783 44, Česká republika
fyzická osoba podnikající podle živnostenského zákona, zapsaná v živnostenském rejstříku
e-mail: [email protected]

Dále jen „KIVEX“.

Dotazy a žádosti týkající se soukromí lze zaslat na uvedený e-mail.

2. Kdy je KIVEX správcem a kdy zpracovatelem

2.1. KIVEX jako správce

KIVEX určuje účely a prostředky zpracování zejména pro:

• návštěvníky vlastních webů KIVEX;
• osoby, které si zakládají nebo používají účet KIVEX;
• Zákazníky, Spotřebitele a Uživatele Hubu;
• objednávky, fakturaci a správu předplatného;
• komunikaci se zájemci a podporu;
• ochranu účtů, infrastruktury, prevenci zneužití a řešení bezpečnostních incidentů;
• vlastní produktovou analytiku webů a Hubu v rozsahu odpovídajícím zvolenému nastavení soukromí;
• evidenci právních nároků, souhlasů a smluvních úkonů.

2.2. KIVEX jako zpracovatel Zákazníka

Když Koncový uživatel komunikuje s Agentem nasazeným na webu Zákazníka, je správcem obsahu komunikace a souvisejících zákaznických účelů zpravidla tento Zákazník. KIVEX v takovém případě zpracovává osobní údaje jeho jménem podle jeho doložených pokynů a DPA.

To se týká zejména:

• textu konverzací a textových přepisů hlasových interakcí;
• kontaktních údajů předaných prostřednictvím lead capture;
• požadavků na předání obsluze;
• obsahu znalostních zdrojů Zákazníka;
• konverzačních témat, souhrnů a dalších výstupů vytvářených pro Zákazníka;
• zákaznické analytiky používání Agenta, pokud ji Zákazník aktivuje.

Informace o účelu, právním základu a konkrétní době takového zpracování má Koncovému uživateli poskytnout také provozovatel příslušného webu.

2.3. Samostatné provozní a bezpečnostní účely KIVEX

KIVEX může jako samostatný správce zpracovávat omezené technické a bezpečnostní údaje nezbytné pro ochranu vlastní infrastruktury, prevenci zneužití, diagnostiku, fakturaci, uplatnění práv nebo splnění právních povinností. Tyto údaje KIVEX nepoužívá k vytváření dlouhodobého behaviorálního profilu návštěvníka webu Zákazníka bez odpovídajícího právního základu.

3. Jaké osobní údaje zpracováváme jako správce

Podle konkrétního vztahu a používaných funkcí můžeme zpracovávat zejména:

1. Identifikační a kontaktní údaje — jméno, e-mail, telefon, organizace, pracovní pozice, fakturační údaje a, je-li relevantní, IČO nebo jiné podnikatelské údaje. IČO není podmínkou uzavření spotřebitelské smlouvy.
2. Účet a přístup — e-mail, identifikátor účtu, členství v Pracovním prostoru, role, přihlašovací metoda, stav ověření, bezpečnostní a auditní události.
3. Smluvní a platební údaje — Objednávka, plán, doplňky, cena, fakturační období, spotřeba, stav plateb, identifikátory transakcí, informace o přijetí smluvních dokumentů a žádosti o okamžité zahájení služby. KIVEX ve své aplikační databázi neukládá plná čísla platebních karet.
4. Podpora a komunikace — zprávy, přílohy, historie požadavků, reklamace, žádosti o odstoupení a zpětná vazba.
5. Technické a bezpečnostní údaje — IP adresa, čas, user-agent, síťové a přihlašovací události, chybové záznamy, rate-limit a anti-abuse události a technické informace o zařízení nebo relaci.
6. Používání webu a Hubu — navštívené části, aktivované funkce a technické události; volitelná analytika se aktivuje pouze v souladu s příslušným stavem souhlasu.
7. Obchodní kontakty a zájemci — pracovní kontaktní údaje, historie komunikace a informace relevantní pro obchodní vztah, pokud pro jejich zpracování existuje právní základ.

Pokud KIVEX provozuje vlastní demonstračního Agenta jako správce, může navíc zpracovávat údaje uvedené v článku 2.2 v rozsahu potřebném pro dané demo nebo vlastní zákaznickou komunikaci.

4. Zdroje údajů

Údaje získáváme zejména:

• přímo od osoby, která účet, web, formulář nebo Agenta používá;
• od organizace, která Uživateli zpřístupnila účet;
• od poskytovatele přihlášení, pokud Uživatel zvolí externí přihlášení;
• od poskytovatele plateb v rozsahu potřebném pro evidenci transakce;
• z technického používání KIVEX;
• u přiměřené B2B komunikace také z veřejně dostupných profesních nebo firemních zdrojů, pokud je takové zpracování zákonné.

5. Účely a právní základy

Je-li zpracování založeno na oprávněném zájmu, posuzujeme jeho účel, nezbytnost, přiměřená očekávání osob a dopad na jejich práva.

6. Návštěvnická analytika widgetu

6.1. Bez analytického souhlasu

Před udělením analytického souhlasu nesmí widget vytvářet stabilní analytický identifikátor pro spojování návštěv stejného anonymního prohlížeče napříč relacemi a nesmí používat fingerprinting jako náhradu odmítnutého souhlasu.

Pro nezbytný provoz, bezpečnost a diagnostiku může dojít k jednorázovému nebo krátkodobému zpracování minimalizovaných technických údajů, například identifikátoru Agenta, cesty stránky bez citlivých query parametrů, času, obecné kategorie zařízení, technického výkonu a chyb. IP adresa může být technicky dostupná při síťovém požadavku; pro dlouhodobou analytiku se bez odpovídajícího právního základu nepoužívá jako náhradní identifikátor.

Zákaznické přehledy bez stabilní identity mohou obsahovat pouze agregované nebo modelované metriky a nesmějí být prezentovány jako přesné rozpoznání stejné osoby napříč návštěvami.

6.2. Po analytickém souhlasu

Po odpovídajícím souhlasu může být vytvořen pseudonymní, tenantově oddělený návštěvnický identifikátor umožňující přesnější měření unikátních a vracejících se návštěvníků. Takový identifikátor nesmí být bez dalšího používán ke sledování stejné osoby napříč nesouvisejícími weby různých Zákazníků.

Rozšířená atribuce, dlouhodobé cesty návštěvníka nebo Session Replay se použijí pouze tehdy, pokud jsou skutečně zpřístupněny, transparentně popsány a pokryty odpovídajícím právním režimem.

6.3. Aktivní konverzace a zapamatování historie

Po zahájení chatu může KIVEX vytvořit dočasný identifikátor nezbytný k návaznosti zpráv v aktivní konverzaci. Tento identifikátor není bez samostatného důvodu používán k dlouhodobému analytickému profilování.

Pokud Koncový uživatel výslovně zvolí funkci „zapamatovat konverzaci“, může být v zařízení uložen identifikátor potřebný k obnovení historie. Tato volba je oddělená od analytického souhlasu.

7. AI, hlas a trénování

7.1. Pro vytvoření odpovědi může KIVEX v nezbytném rozsahu předat zapojenému poskytovateli AI text dotazu, relevantní část historie, instrukce Agenta a vybrané části znalostních zdrojů.

7.2. V hlasovém režimu se zvukový stream průběžně technicky zpracovává pro převod řeči na text a text odpovědi pro syntézu hlasu. KIVEX standardně ukládá pouze textový přepis, nikoli přehrávatelnou zvukovou nahrávku.

7.3. Standardní poskytování KIVEX není založeno na používání Zákaznického obsahu nebo obsahu konverzací k trénování obecných modelů KIVEX ani obecných modelů zapojených poskytovatelů. Pokud by KIVEX v budoucnu chtěl využít osobní údaje pro nový trénovací účel, musí pro takové zpracování předem stanovit odpovídající právní titul, splnit informační povinnost a případně získat potřebný souhlas; samotný obecný souhlas s používáním KIVEX takové využití nezakládá.

8. Příjemci a kategorie poskytovatelů

Osobní údaje mohou v nezbytném rozsahu získat:

• oprávněné osoby KIVEX;
• oprávnění administrátoři a Uživatelé příslušné organizace;
• poskytovatelé cloudové infrastruktury a úložiště;
• poskytovatelé AI inference;
• poskytovatelé převodu řeči na text a syntézy hlasu;
• poskytovatelé síťové ochrany, CDN, anti-abuse a autentizace;
• poskytovatelé platebních a fakturačních služeb;
• poskytovatelé e-mailové a komunikační infrastruktury;
• poskytovatelé analytických nástrojů, pouze pokud jsou pro daný účel aktivováni;
• účetní, daňoví, právní a bezpečnostní poradci vázaní odpovídajícími povinnostmi;
• orgány veřejné moci, pokud předání vyžaduje právo;
• právní nástupce nebo nabyvatel podnikání při zachování odpovídající ochrany.

Někteří příjemci mohou pro část svých zákonných nebo samostatně určených účelů vystupovat jako samostatní správci, typicky například poskytovatel plateb nebo externí přihlašovací služby.

Pokud KIVEX zpracovává údaje jako zpracovatel Zákazníka, konkrétní identity relevantních dalších zpracovatelů zpřístupňuje Zákazníkům prostřednictvím Rejstříku dalších zpracovatelů v Hubu nebo na vyžádání na [email protected]. Veřejná Privacy Policy používá kategorie příjemců a nemusí obsahovat kompletní technologický stack KIVEX.

9. Předávání mimo EHP

KIVEX preferuje zpracování v Evropském hospodářském prostoru, avšak některé zapojené služby mohou zahrnovat zpracování nebo vzdálený přístup ze třetích zemí, zejména ze Spojených států amerických.

Pokud dochází k předání osobních údajů mimo EHP, KIVEX používá mechanismus dovolený kapitolou V GDPR, podle konkrétní situace zejména:

• rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně, včetně EU–US Data Privacy Framework u příjemců, na které se vztahuje;
• standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí;
• jiný platný mechanismus a podle potřeby doplňující technická nebo organizační opatření.

Informaci o mechanismu použitém pro konkrétní kategorii předání a možnost získat kopii příslušných záruk lze vyžádat na [email protected], pokud tím nebudou dotčena práva jiných osob, obchodní tajemství nebo bezpečnost systému.

10. Doby uchování

Údaje uchováváme pouze po dobu potřebnou pro účel zpracování, plnění smlouvy, zákonnou povinnost nebo ochranu práv. Typicky platí:

Technické zálohy, pokud jsou vytvářeny, slouží k obnově po incidentu a nejsou používány k novým účelům. Konkrétní pevný interval nebo maximální dobu uchování záloh tato veřejná Privacy Policy neslibuje.

11. Cookies a podobné technologie

Informace o cookies, localStorage, sessionStorage a obdobných technologiích, jejich kategoriích, účelech a správě souhlasu obsahují Cookies a podobné technologie KIVEX.

Nezbytné technologie používáme bez souhlasu pouze v rozsahu nezbytném pro přenos komunikace nebo poskytnutí funkce výslovně požadované uživatelem. Volitelné analytické technologie aktivujeme až po odpovídajícím souhlasu.

12. Automatizované rozhodování

KIVEX jako správce standardně nepoužívá osobní údaje k rozhodování založenému výhradně na automatizovaném zpracování, které by samo o sobě vůči dotčené osobě vyvolávalo právní účinky nebo ji obdobně významně ovlivňovalo.

Zákazník může Agenta použít v rámci svých vlastních procesů. Za stanovení účelu, právního základu a posouzení případného automatizovaného rozhodování v takovém zákaznickém procesu odpovídá Zákazník jako správce; KIVEX mu poskytuje součinnost v rozsahu DPA.

13. Povinnost nebo dobrovolnost poskytnutí údajů

Údaje označené jako povinné potřebujeme zejména k založení a zabezpečení účtu, uzavření a plnění Smlouvy, fakturaci nebo vyřízení zákonného požadavku. Bez nich nemusí být možné účet vytvořit nebo požadovanou službu poskytnout.

Volitelné údaje poskytovat nemusíte. Odmítnutí volitelné analytiky nebrání používání základních funkcí KIVEX.

14. Vaše práva

Za podmínek GDPR máte zejména právo:

• získat potvrzení, zda zpracováváme vaše osobní údaje, a požádat o přístup a kopii;
• požadovat opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů;
• požadovat výmaz, pokud jsou splněny zákonné podmínky;
• požadovat omezení zpracování;
• získat údaje v přenositelném formátu tam, kde se právo na přenositelnost použije;
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu;
• kdykoli odvolat souhlas do budoucna, aniž by tím byla dotčena zákonnost předchozího zpracování;
• získat informace o použitelných zárukách při mezinárodním předání;
• podat stížnost dozorovému úřadu.

Žádost lze zaslat na [email protected]. KIVEX může přiměřeně ověřit totožnost a oprávnění žadatele. Žádost vyřídí bez zbytečného odkladu a ve lhůtách stanovených GDPR.

Týká-li se žádost komunikace s Agentem na webu Zákazníka, obraťte se primárně na provozovatele tohoto webu. KIVEX mu jako zpracovatel poskytne potřebnou součinnost.

15. Obchodní komunikace

KIVEX může zpracovávat kontaktní údaje zákazníků a relevantních obchodních kontaktů pro přiměřenou komunikaci o KIVEX, pokud pro to existuje právní základ. Samotná veřejná dostupnost e-mailu ani skutečnost, že jde o firemní adresu, automaticky neznamená oprávnění k neomezenému zasílání obchodních sdělení.

Elektronická obchodní sdělení musí být zasílána v souladu s použitelnými právními předpisy, identifikovat odesílatele a umožnit jednoduché odmítnutí dalšího zasílání. Evidence odhlášení může být zachována v minimálním rozsahu potřebném k respektování této volby.

16. Děti

Placený účet KIVEX může podle Obchodních podmínek založit pouze osoba starší 18 let. Služba není určena k cílenému shromažďování osobních údajů dětí prostřednictvím vlastních účtů KIVEX.

Pokud Zákazník nasadí Agenta na službu určenou dětem nebo jiným zvlášť chráněným skupinám, odpovídá za posouzení právního režimu svého zpracování a musí KIVEX předem informovat, vyžaduje-li takové použití zvláštní opatření.

17. Stížnost

Stížnost lze podat u:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
uoou.gov.cz

Tím není dotčeno právo obrátit se na jiný příslušný dozorový úřad nebo soud.

18. Změny těchto zásad

Aktuální verzi a datum účinnosti zveřejňujeme na této stránce. Pokud změna významně ovlivní očekávání nebo práva osob, informujeme o ní přiměřeným způsobem předtím, než se nový způsob zpracování začne používat, pokud to povaha změny vyžaduje.